Pagamento taxi con carta: come funziona l'acquiring e come attivarlo nel tuo servizio
Il pagamento taxi con carta si basa sull'acquiring: un contratto con una banca o un fornitore di pagamenti che permette al servizio di accettare carte bancarie. In un servizio moderno il pagamento con carta in taxi avviene senza POS in auto: il passeggero collega la carta una volta nell'app e dopo la corsa il servizio addebita da solo l'importo finale. L'autista vede sullo schermo che la corsa è pagata e riceve la compensazione sul proprio saldo. Vediamo nel dettaglio come funziona, cosa serve per attivarlo, come non confondersi nei conti con gli autisti e quali report tenere.
Come funziona il pagamento taxi con carta: il percorso del pagamento
Vediamolo passo per passo con l'esempio di un software taxi con pagamento online.
- Collegamento della carta. Nell'app passeggero, nella sezione «Metodi di pagamento», c'è la voce «Aggiungi una nuova carta». Apre una pagina protetta del sistema di pagamento direttamente dentro l'app. I dati della carta si inseriscono lato fornitore, mentre il servizio conserva solo il numero mascherato (ultime quattro cifre e tipo di carta) e un token per gli addebiti successivi.
- Scelta del metodo di pagamento. Durante la prenotazione il passeggero apre la finestra «Metodo di pagamento» e sceglie la carta. Contanti, pagamento su conto e carta si escludono a vicenda, mentre i bonus si possono aggiungere a qualsiasi metodo.
- La corsa. La corsa viene assegnata all'autista come qualsiasi altra. Se l'acquiring è attivato individualmente per autista, la corsa con pagamento con carta va solo agli autisti che lo hanno configurato.
- Addebito. Quando l'autista termina la corsa, il servizio esegue l'addebito sulla carta. Mentre il pagamento è in elaborazione, la schermata della corsa dell'autista è coperta da un messaggio di elaborazione.
- Esito. L'autista vede «Corsa pagata correttamente dal cliente, importo addebitato sulla carta» oppure un messaggio di errore: in quel caso la corsa va pagata in un altro modo.
- Ricevuta. Se nel Paese è richiesta la fiscalizzazione, dopo il pagamento il servizio può mostrare nell'app autista il codice QR della ricevuta, che il passeggero scansiona con il proprio telefono.
- Conto con l'autista. Sul saldo dell'autista viene accreditata la compensazione del costo della corsa e la commissione del servizio viene addebitata secondo le regole abituali.
Metodi di pagamento da supportare
La carta non è l'unica opzione senza contanti. In Tonotel ogni azienda configura i propri metodi di pagamento partendo da quattro tipi di base:
| Metodo di pagamento | Chi paga | Quando serve |
|---|---|---|
| Contanti | Il passeggero all'autista | Sempre, è l'opzione di base |
| Pagamento su conto | L'organizzazione secondo contratto | Clienti aziendali con pagamento posticipato |
| Carta bancaria | Il passeggero tramite acquiring | App passeggero |
| Bonus del cliente | Il conto bonus del passeggero | Programmi fedeltà |
Dello stesso tipo possono esserci più metodi, per esempio due «pagamenti su conto» per organizzazioni diverse con condizioni diverse. Per ogni metodo si stabilisce se è disponibile all'operatore quando crea la corsa e all'autista quando la chiude, oltre all'importo minimo e massimo o alla percentuale sul costo. Così si realizza il pagamento parziale: per esempio, «con i bonus non più di metà corsa».
Pagamento combinato. Il passeggero può coprire una parte della corsa con i bonus e pagare il resto con carta o in contanti. Anche l'autista, alla chiusura della corsa, può dividere il pagamento in più parti, se è consentito: per esempio una parte in contanti e una con il voucher dell'organizzazione.
Cosa serve per attivare l'acquiring per taxi
1. Contratto con il fornitore
Scegli tra le banche e i fornitori di pagamento più diffusi nel tuo Paese uno che gestisca pagamenti online e supporti il salvataggio delle carte per addebiti ripetuti. Chiedi:
- l'importo della commissione e come cambia al crescere del volume;
- i tempi di accredito del denaro sul conto del servizio;
- se il fornitore gestisce rimborsi e rimborsi parziali;
- se serve la fiscalizzazione delle ricevute e chi la esegue.
2. Software taxi con pagamento online
Il software deve supportare il tuo fornitore. L'elenco dei fornitori disponibili dipende di solito dal Paese in cui opera il servizio. Chiedi al fornitore del software se esiste un collegamento pronto con il tuo fornitore di pagamenti e se si può lavorare tramite un proprio gestore dei pagamenti, nel caso tu abbia un gateway proprio.
3. Configurazione nel sistema
La sequenza, in linea generale:
- Creare il sistema di pagamento: nome, credenziali esercente, fornitore, percentuale di commissione.
- Comunicare al fornitore l'indirizzo per le notifiche sullo stato dei pagamenti, se lo richiede.
- Creare il metodo di pagamento «Pagamento con carta di credito» e collegarlo all'acquiring.
- Indicare la compensazione all'autista nel metodo di pagamento.
- Attivare questo metodo nelle impostazioni dell'app passeggero e nei tipi di corsa necessari.
- Fare un pagamento di prova e controllare il report dei pagamenti.
Il collegamento tra metodo di pagamento e acquiring specifico lo esegue di solito il fornitore del sistema durante l'attivazione: chiarisci questo passaggio in anticipo.
Come restituire il denaro all'autista: la compensazione
La questione principale del pagamento senza contanti è questa: il denaro arriva al servizio, ma la corsa l'ha fatta l'autista. Se non lo configuri, l'autista di fatto trasporta gratis.
La soluzione è la compensazione all'autista nel metodo di pagamento. Al 100% il sistema, dopo la corsa, accredita automaticamente sul saldo dell'autista l'intero costo della corsa e poi, come sempre, addebita la commissione del servizio secondo la sua condizione di lavoro.
Esempio indicativo. La corsa costa 200 unità ed è pagata con carta. La commissione del servizio per questo autista è del 15%.
| Operazione | Importo |
|---|---|
| Compensazione del metodo di pagamento (100%) | +200 |
| Addebito per la corsa (15%) | −30 |
| Risultato sul saldo dell'autista | +170 |
Per confronto: con il pagamento in contanti l'autista avrebbe ricevuto 200 in mano dal passeggero e dal saldo sarebbero stati addebitati 30. Per l'autista il risultato è lo stesso, cambia solo dove si trova il denaro.
Commissione di acquiring. Il fornitore trattiene la sua percentuale. Si può includere nella tariffa, nelle condizioni di lavoro degli autisti oppure considerarla un costo del servizio: l'importante è deciderlo in anticipo.
Acquiring centralizzato o per autista
| Modello | Come funziona | Per chi è adatto |
|---|---|---|
| Centralizzato | Tutti i pagamenti arrivano sul conto del servizio, all'autista si accredita la compensazione | Per la maggior parte dei servizi: contabilità unica, report trasparenti |
| Individuale | L'autista ha un acquiring proprio, indicato nella sua scheda | Quando gli autisti lavorano come imprenditori autonomi |
Con il modello individuale la corsa con pagamento con carta va solo agli autisti che hanno l'acquiring configurato. Va tenuto presente quando si pianificano i turni.
Incassare dagli autisti: i terminali
L'acquiring riguarda il denaro dei passeggeri. Anche il flusso inverso, la ricarica del saldo da parte degli autisti, si può automatizzare. Tramite i terminali di pagamento l'autista versa contanti indicando il proprio nominativo e il denaro arriva subito sul suo saldo nel sistema, al netto della commissione del servizio. Non serve andare in ufficio, e il contabile non deve registrare a mano ogni ricarica.
Contabilità e report sui pagamenti con carta
Ogni pagamento con carta conserva cliente, corsa, importo, commissione, date di creazione, elaborazione e rimborso, oltre alla risposta completa del fornitore, utile per chiarire i casi controversi. Il pagamento ha otto stati: nuovo, creato, in elaborazione, elaborato, rimborsato, fallito, scaduto, in attesa di addebito.
Alla prima attivazione dell'acquiring, Tonotel crea automaticamente il report «Pagamenti con carta dei clienti» con i totali dell'importo dei pagamenti e delle commissioni. È comodo confrontarlo con l'estratto del fornitore una volta al giorno o alla settimana.
Se l'addebito non va a buon fine: procedura per autisti e operatori
Anche con un acquiring ben configurato una parte degli addebiti non va a buon fine: fondi insufficienti sulla carta, operazione rifiutata dalla banca, carta scaduta. In quel momento l'autista vede il messaggio «Impossibile addebitare l'importo sulla carta bancaria del cliente». Per evitare discussioni in auto, stabilisci in anticipo una procedura semplice:
- L'autista informa il passeggero che il pagamento non è andato a buon fine e propone un altro metodo: contanti o un'altra carta.
- Se il passeggero non può pagare, l'autista contatta l'operatore invece di risolvere da solo.
- L'operatore annota la situazione nel commento alla corsa, così che sia visibile nei report.
- Una volta a settimana il capoturno esamina i pagamenti falliti nel report e decide se limitare il pagamento con carta a questi clienti o inserirli in lista nera.
Problemi ripetuti con la stessa carta sono un segnale per verificare non solo il cliente, ma anche le impostazioni del fornitore.
Sicurezza dei dati di pagamento
Il numero della carta e il codice sul retro il passeggero li inserisce nella pagina del fornitore di pagamenti, non nel software del servizio. Nel sistema restano solo il numero mascherato, il tipo di carta e il token per gli addebiti successivi. Ciononostante, l'accesso alle impostazioni dell'acquiring va dato a una cerchia minima di dipendenti: in Tonotel c'è un permesso dedicato, «Sistemi di pagamento», che agli operatori non serve. Conviene anche limitare chi può esportare i report sui pagamenti.
Checklist per avviare il pagamento con carta
- [ ] Fornitore scelto, contratto firmato, credenziali ricevute.
- [ ] Deciso chi sostiene la commissione di acquiring.
- [ ] Metodo di pagamento con carta creato, compensazione all'autista al 100%.
- [ ] Pagamento con carta attivo nell'app passeggero e nei tipi di corsa necessari.
- [ ] Verificati i limiti sui bonus: quale parte della corsa si può coprire con essi.
- [ ] Gli autisti sanno cosa fare se l'addebito non va a buon fine.
- [ ] Fatta una corsa di prova, il pagamento è visibile nel report e la compensazione è sul saldo dell'autista.
- [ ] Impostato il confronto periodico del report con l'estratto del fornitore.
Come il pagamento con carta aiuta l'attività
- Più corse dall'app. Il passeggero non deve pensare ai contanti.
- Meno discussioni su resto e importo. Il totale lo calcola il software e viene addebitato automaticamente.
- Trasparenza. Tutti gli incassi senza contanti sono visibili nei report, non solo nella tasca dell'autista.
- Clienti aziendali. Il pagamento su conto con le organizzazioni procede in parallelo, tramite il loro saldo.
Domande frequenti
Come funziona il pagamento con carta in taxi?
Il passeggero collega la carta una sola volta nell'app del servizio e la sceglie come metodo di pagamento quando prenota. Alla fine della corsa il servizio addebita da solo l'importo finale sulla carta tramite l'acquiring e l'autista vede nell'app che la corsa è pagata. Non servono contanti né un POS in auto.
Cosa serve per attivare l'acquiring per taxi?
Servono un contratto con una banca o un fornitore di pagamenti che operi nel tuo Paese, le credenziali esercente fornite dal fornitore e un software per taxi in grado di lavorare con lui. Nel software si crea il sistema di pagamento, si configura il metodo di pagamento con carta e si attiva l'accettazione delle carte nell'app passeggero.
Come riceve i soldi l'autista per una corsa pagata con carta?
Il denaro arriva sul conto del servizio e il servizio compensa all'autista il costo della corsa sul suo saldo nel sistema. In Tonotel si configura con il campo «Compensazione all'autista» nel metodo di pagamento: al 100% all'autista torna l'intero costo della corsa, poi si applica la normale commissione del servizio.
Si può pagare una parte della corsa con carta e una parte con i bonus?
Sì, se il software supporta il pagamento combinato. Il passeggero può usare i bonus per una parte dell'importo e pagare il resto con il metodo scelto. Il servizio può limitare la quota della corsa che si può coprire con i bonus.
Quanto costa l'acquiring per taxi?
La commissione di acquiring la stabilisce la banca o il fornitore di pagamenti, di solito come percentuale sull'importo del pagamento. Conviene includerla nella tariffa o nelle condizioni di lavoro con gli autisti. Nel software la percentuale si indica nelle impostazioni del sistema di pagamento e l'importo effettivo della commissione viene salvato per ogni pagamento.
In sintesi
Il pagamento taxi con carta non è solo un contratto con la banca, ma anche la giusta configurazione nel software: metodi di pagamento, compensazione all'autista, limiti sui bonus e confronto regolare dei report. Quando questi quattro elementi sono al loro posto, il pagamento con carta diventa per il servizio un metodo abituale e trasparente come i contanti, solo senza discussioni e senza contabilità manuale.