Un CRM taxi è un sistema che collega corse, autisti, clienti e soldi in un unico posto e si occupa da solo della routine: addebita la commissione all'autista dopo la corsa, ne tiene il saldo, blocca chi è in debito, accredita i bonus ai clienti e genera i report. Il vero vantaggio dell'automazione di un'azienda taxi non è un «bel database», ma il fatto che il titolare smette di controllare a mano chi ha guadagnato quanto e chi deve quanto. Vediamo quali blocchi deve avere un sistema del genere, come configurarli e da dove iniziare.
Perché a un'azienda taxi serve un CRM e non un foglio di calcolo
Finché gli autisti sono cinque, si può tenere tutto in un foglio di calcolo. Quando sono trenta, iniziano i problemi:
- la commissione si calcola a mano una volta a settimana e un conteggio su due finisce in discussione;
- l'autista in debito continua a prendere corse;
- non è chiaro quali clienti siano abituali e perché uno di loro ha smesso di chiamare;
- i clienti aziendali viaggiano «a credito» e la riconciliazione con loro diventa uno scavo archeologico;
- il titolare non vede quali turni e quali quartieri portano soldi.
Un CRM per taxi risolve questi problemi perché ogni corsa genera subito le registrazioni necessarie: l'operazione finanziaria dell'autista, la riga nel report, l'annotazione nello storico del cliente.
I cinque blocchi di un CRM taxi
| Blocco | Cosa contiene | Quale problema risolve |
|---|---|---|
| Autisti | Schede, gruppi, condizioni di lavoro, rating, esclusioni | «Chi lavora e a quali condizioni» |
| Cassa | Saldi, addebiti, ricariche, anticipi | «Chi deve quanto» |
| Clienti | Base passeggeri, sconti, bonus, organizzazioni | «Chi sono i nostri clienti e come trattenerli» |
| Report | Report riepilogativi e dettagliati, esportazione | «Cosa succede nell'attività» |
| Integrazioni | Webhook, sistemi esterni | «Come collegarsi a contabilità e sito» |
Vediamoli uno per uno.
Gestione degli autisti taxi: scheda, gruppi, condizioni di lavoro
Scheda dell'autista
La scheda contiene tutto ciò che serve per lavorare e per i controlli: nome e cognome, telefono, nominativo radio (che è anche il login dell'app), auto, dati della patente e della licenza, gruppo, condizione di lavoro, requisiti (per esempio «parla inglese»), tipi di corsa consentiti e la foto che vede il passeggero.
Due campi sono direttamente legati ai soldi: saldo e saldo minimo. Appena il saldo scende al minimo, il sistema blocca automaticamente l'autista: non riceve corse finché non ricarica il conto. Il saldo minimo può essere negativo se sei disposto a concedere all'autista un piccolo «credito di fiducia».
Gruppi
I gruppi dividono gli autisti in categorie: «nuovi», «esperti», «turno di notte», «auto proprie». Ogni gruppo ha una priorità, alta, media o bassa, che incide sull'assegnazione: gli autisti del gruppo prioritario risultano «più vicini» alla corsa. I gruppi si usano anche nelle regole di premi e per l'accesso ai prodotti dello store dell'autista.
Condizioni di lavoro: la commissione automatica
È la parte chiave dell'automazione di un'azienda taxi. La condizione di lavoro descrive quanto denaro il sistema addebiterà all'autista (o gli accrediterà) e quando:
- per corsa: importo e/o percentuale, con regole diverse per fasce di prezzo, tipi di corsa e tipi di veicolo;
- per turno: importo fisso, anche in funzione del numero di corse completate;
- pagamenti giornalieri, settimanali e mensili: per esempio il noleggio dell'auto o un canone.
Esempio (cifre indicative): l'autista con auto propria paga il 10% su ogni corsa, mentre l'autista con un'auto dell'azienda paga una quota fissa per turno più il 5% sulla corsa. Sono due condizioni di lavoro, ciascuna assegnata agli autisti interessati.
Premi, penalità e rating
Le regole «condizione → azione» permettono di automatizzare la motivazione. In Tonotel le condizioni sono più di quaranta e le azioni più di venti. Alcuni esempi di ciò che si può configurare:
| Condizione | Azione |
|---|---|
| Ha completato una corsa | Aumentare il rating |
| Ha rifiutato più corse del limite fissato | Abbassare il rating o bloccare temporaneamente |
| Ha superato l'obiettivo del turno | Accreditare un bonus sul saldo |
| È arrivato in ritardo dal cliente | Addebitare una penale |
| Ha completato la prima corsa dopo la registrazione | Ricaricare il saldo di chi l'ha invitato |
| Non fa il controllo fotografico da N giorni | Attivare il controllo fotografico |
Il rating incide sull'assegnazione: l'autista con rating alto riceve le corse prima.
Cassa: saldi e operazioni finanziarie
La cassa è il registro di tutti i movimenti di denaro di autisti, dipendenti e organizzazioni clienti. Ogni operazione conserva corsa, tipo, data, esecutore, importo e saldo dopo l'operazione, quindi lo storico si legge come un estratto conto bancario.
Cosa conta per il titolare:
- Le operazioni automatiche indicano la loro origine: addebito per corsa, per turno, pagamento giornaliero, settimanale o mensile, premio o penalità, compensazione di uno sconto, compensazione per pagamento senza contanti, acquisto nello store dell'autista. Per ciascuna si vede quale regola l'ha generata.
- Operazioni manuali: ricarica o addebito con commento, per esempio quando l'autista porta contanti in ufficio.
- Pagamento anticipato: una ricarica temporanea con scadenza. L'autista riceve il denaro sul saldo e alla data indicata l'importo viene riaddebitato automaticamente. Utile quando devi mettere in servizio un autista che non ha ancora un saldo sufficiente.
- Ricarica tramite terminali di pagamento: l'autista versa contanti nel terminale indicando il proprio nominativo e il denaro arriva sul suo saldo al netto della commissione del servizio.
Database clienti taxi: passeggeri e organizzazioni
Passeggeri
La scheda del cliente si crea automaticamente alla prima chiamata o alla prima corsa dall'app. Contiene numeri di telefono, nome, numero di corse completate e annullate, saldo bonus, sconto personale, etichette cliente e codice promozionale. Strumenti utili:
- Numero sconto: l'identificativo del cliente abituale.
- Sconto personale in importo o in percentuale e il campo «Compensazione all'autista»: decidi tu chi paga lo sconto, il servizio, l'autista o entrambi a metà.
- Lista nera: per i clienti che sistematicamente non si presentano all'auto.
- Autisti bloccati: a un certo cliente non verrà assegnato un certo autista, se tra loro c'è stato un conflitto.
- Etichette cliente: per la segmentazione, per esempio «aziendale», «aeroporto», «VIP».
Sopra la base clienti lavorano i programmi di fidelizzazione: programma sconti e referral, regole fedeltà, programma bonus, codici promozionali e premi. Gli sconti non si sommano: se ne applica uno solo secondo una priorità rigida (codice promozionale, poi sconto personale, poi fidelizzazione), e questo protegge da un «rosso» accidentale sulla corsa.
Organizzazioni (controparti)
Il cliente aziendale viaggia con pagamento posticipato. L'organizzazione ha un saldo e un saldo minimo, un elenco di numeri da cui può prenotare, tipi di corsa consentiti e dati di fatturazione. Per i dipendenti dell'organizzazione si possono emettere voucher di viaggio stampati, e per l'organizzazione un'area riservata con i report sulle sue corse. I conti passano dalla stessa cassa.
Report del servizio taxi: cosa guardare e ogni quanto
In un CRM taxi i report non sono «l'esportazione di tutto», ma risposte a domande precise. In Tonotel i report si costruiscono con un editor: scegli il tipo di report, le colonne, i filtri, i totali e l'ordinamento. Ci sono report riepilogativi (autisti, utenti, corse, corse per ora, controparti, turni di autisti e operatori, clienti, linee telefoniche) e dettagliati (corse, operazioni finanziarie, chiamate, SMS, rating, pagamenti con carta, bonus, store, programma referral, voucher, controllo fotografico, premi). Alcuni report riepilogativi si possono mostrare come grafico.
| Domanda del titolare | Report | Frequenza |
|---|---|---|
| Quante corse e per quale importo? | Corse (riepilogo), corse per ora | Ogni giorno |
| Quanto ha fatto ogni autista e quanto deve? | Autisti (riepilogo) con saldo | Ogni giorno |
| Per cosa è stato addebitato denaro all'autista? | Operazioni finanziarie dell'autista | Su richiesta, in caso di contestazioni |
| Come lavorano gli operatori? | Utenti, turni degli operatori, chiamate | Ogni settimana |
| Quante corse annullate o in ritardo? | Corse con filtro per stato | Ogni settimana |
| Come funzionano bonus e referral? | Storico del saldo bonus, programma referral | Ogni mese |
| Quanto devono le organizzazioni? | Controparti, operazioni finanziarie della controparte | Ogni mese |
I report si esportano in CSV senza limite di righe, comodo per la contabilità. C'è anche un registro eventi: turni, rifiuti di corse, cambi di stato degli autisti. Aiuta a ricostruire le situazioni controverse.
Integrazioni: come collegare il CRM ad altri sistemi
I webhook inviano dati a un sistema esterno quando succede qualcosa: corsa creata, accettata, completata, annullata; l'autista ha aperto o chiuso il turno, il suo saldo è cambiato, ha premuto il pulsante di emergenza. Inoltre si può aggiungere per l'operatore un pulsante personalizzato nella scheda della corsa (per esempio «Invia alla contabilità») e per l'autista un pulsante nell'app. Questo apre la strada all'integrazione con il sistema contabile, il sito o un proprio sistema di analisi.
Checklist per scegliere un CRM taxi
- [ ] La commissione dell'autista viene addebitata automaticamente: per corsa, per turno, secondo calendario.
- [ ] Ci sono il saldo minimo e il blocco automatico di chi è in debito.
- [ ] Ogni operazione finanziaria mostra origine e regola.
- [ ] Si può concedere all'autista un anticipo con riaddebito automatico.
- [ ] Gli autisti ricaricano il saldo senza passare in ufficio (terminali o carta).
- [ ] La base clienti si crea da sola da chiamate e app.
- [ ] Sconti, bonus, codici promozionali e referral si configurano senza programmatore.
- [ ] Si possono gestire clienti aziendali con pagamento posticipato.
- [ ] I report si costruiscono sulle tue domande e si esportano in foglio di calcolo.
- [ ] I permessi di accesso sono separati: l'operatore non vede la cassa, il contabile non modifica le tariffe.
- [ ] Ci sono webhook o API per collegarsi ad altri sistemi.
Se il CRM per taxi fa parte di un unico sistema insieme alla centrale operativa, non serve trasferire dati tra programmi.
Piano di avvio in 4 passi
- Finanze. Descrivi le condizioni di lavoro per ogni categoria di autisti, imposta i saldi minimi, crea un motivo di esclusione per il blocco automatico. Verifica con una corsa di prova che la commissione venga addebitata correttamente.
- Autisti. Crea i gruppi, assegna gli autisti, configura alcune regole di premi semplici: rating per ogni corsa completata, penale per i rifiuti sistematici.
- Clienti. Decidi chi paga gli sconti, configura il programma sconti e i codici promozionali, registra le organizzazioni con pagamento posticipato.
- Report. Prepara 4–5 report da aprire ogni giorno e ogni settimana e dai ai dipendenti i permessi solo su quelli necessari.
Se prevedi di accettare pagamenti con carta, pensa in anticipo a come il denaro delle corse senza contanti tornerà all'autista: nel metodo di pagamento si imposta la compensazione all'autista e il servizio riaccredita il costo della corsa sul suo saldo. Con compensazione zero l'autista, di fatto, trasporta gratis.
Domande frequenti
In cosa un CRM taxi è diverso da un CRM normale?
Un CRM normale gestisce trattative e clienti. Un CRM per taxi è legato a corse e autisti: addebita da solo la commissione dopo ogni corsa, tiene il saldo dell'autista, blocca chi è in debito, registra turni, sconti e bonus dei clienti e i conti con le organizzazioni. Un CRM generico andrebbe personalizzato a fondo per fare tutto questo.
Cosa automatizzare per primo in un'azienda taxi?
Parti dai soldi: addebito automatico della commissione all'autista per corsa o per turno, saldo e saldo minimo con blocco automatico. Poi i report su corse e autisti, la base clienti con gli sconti e i conti con i clienti aziendali. La motivazione degli autisti tramite le regole di premi attivala quando la gestione di base funziona in modo stabile.
Si può collegare il CRM taxi alla contabilità o a un proprio sistema?
Sì, se il sistema supporta webhook o API. Per esempio, in Tonotel i webhook inviano a un sistema esterno gli eventi di corse e autisti, e i report si esportano in CSV, che si apre nei fogli di calcolo.
Come tenere sotto controllo i debiti degli autisti verso l'azienda?
Imposta per ogni autista un saldo minimo e configura il blocco automatico quando lo raggiunge. Così l'autista in debito smette di ricevere corse finché non ricarica il saldo, e l'operatore non deve controllarlo a mano.
Quali report servono al titolare di un'azienda taxi?
Il set minimo: corse del periodo suddivise per stato e metodo di pagamento, report riepilogativo sugli autisti (corse, importi, saldo), turni degli autisti, operazioni finanziarie degli autisti, report su operatori e chiamate. Per i programmi fedeltà, i report su bonus e programma referral.
In sintesi
Un CRM taxi si ripaga non con le funzioni, ma con la routine che sparisce: la commissione si calcola da sola, chi è in debito viene bloccato automaticamente e la risposta alla domanda «quanto abbiamo guadagnato ieri» richiede un minuto. Parti dal circuito finanziario, poi aggiungi clienti, report e motivazione. In Tonotel tutti questi blocchi lavorano in un unico sistema con la centrale operativa e le app, quindi i dati di ogni corsa finiscono subito sia in cassa sia nei report.